Datenschutzerklärung

Stand: 5. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Mischa Stäbler-Kern
zadeo Digital & Media
Am Altenberg 17, 74915 Waibstadt
E-Mail: info@zadeo.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil keine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

2. Grundsätze

Ich verarbeite personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb dieser Webseite, die Bearbeitung Ihrer Anfragen und die Erfüllung von Verträgen nötig ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: rechtliche Pflichten, z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, soweit ich Sie ausdrücklich darum bitte

Kein Tracking: Diese Webseite verwendet keine Analyse- oder Werbedienste, keine Social-Media-Plugins und lädt keine Schriftarten oder Skripte von fremden Servern.

3. Hosting

Diese Webseite und meine Web-Anwendungen laufen auf eigenen Servern, die ich selbst in Deutschland betreibe. Ein externer Hosting-Dienstleister erhält dabei keinen Zugriff auf Ihre Daten. Domain und E-Mail-Postfächer werden bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, betrieben. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

4. Server-Logdateien

Beim Aufruf der Webseite speichert der Webserver automatisch:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Adresse und Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Referrer-URL
• Browser und Betriebssystem (User-Agent)

Das ist nötig, um die Webseite auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdateien werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Ausnahme: Ein konkreter Sicherheitsvorfall muss weiter aufgeklärt werden.

5. Cookies

Ich setze ausschließlich technisch notwendige Cookies. Dazu gehört z. B. das Sitzungs-Cookie, das Sie nach der Anmeldung im Kundenkonto angemeldet hält. Diese Cookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig. Sie enthalten keine Tracking-Kennungen und werden nicht an Dritte weitergegeben. Deshalb gibt es auf dieser Webseite kein Cookie-Banner.

6. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie mir über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeite ich folgende Daten:

• Name
• Firma (optional)
• E-Mail-Adresse
• Inhalt Ihrer Nachricht

Ich nutze diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Zum Schutz vor Missbrauch speichere ich zusätzlich einen nicht rückrechenbaren Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse. Anfragen lösche ich, sobald sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Ohne Vertragsbezug geschieht das spätestens nach zwei Jahren.

Nachrichten an support@zadeo.de erhalten eine automatische Eingangsbestätigung mit einer Support-Nummer. Im Postfach lösche ich sie 60 Tage, nachdem die Anfrage erledigt ist. Den Verlauf im Support-System lösche ich spätestens zwei Jahre danach, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht. Zur Rechtschreibprüfung meiner Antworten nutze ich ein Wörterbuch auf meinem eigenen Server; Ihre Nachricht wird dafür nicht an Dritte übermittelt.

6a. Kontakt über WhatsApp

Sie können mich auch über WhatsApp erreichen. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. WhatsApp verarbeitet dabei Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen, die Nachrichten (Ende-zu-Ende-verschlüsselt) sowie Metadaten. Diese Daten können an die Meta Platforms Inc. in den USA übermittelt werden; Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ich nutze WhatsApp nur, wenn Sie mich selbst darüber kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Ihr Wunsch nach einem schnellen Kontaktweg). Wenn Sie das nicht möchten, nutzen Sie bitte E-Mail oder das Kontaktformular. Nachrichten lösche ich, wenn die Anfrage erledigt ist. Mehr dazu: Datenschutzhinweise von WhatsApp.

7. Kundenkonto

Für den Kauf und die Nutzung meiner Software legen Sie ein Kundenkonto an. Dabei verarbeite ich:

• Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert)
• Firmenname, Anschrift und ggf. USt-IdNr.
• Rolle im Team, gebuchte Lizenzen und aktivierte Geräte (siehe 10a)
• Zeitpunkte von Anmeldungen, zur Sicherheit

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Kontodaten speichere ich, solange das Konto besteht. Daten, die steuer- oder handelsrechtlich aufbewahrt werden müssen (z. B. Rechnungen), speichere ich darüber hinaus für die gesetzliche Frist von bis zu zehn Jahren.

Für Teams gilt: Laden Firmen-Administratoren weitere Personen ein, verarbeite ich deren Namen und E-Mail-Adressen im Auftrag der jeweiligen Firma.

8. Bestellung und Bezahlung

Bestellungen bezahlen Sie per Überweisung auf meine Rechnung. Einen Zahlungsdienstleister setze ich nicht ein; Ihre Bank- oder Kartendaten werden auf dieser Webseite nicht erfasst. Für die Zuordnung von Zahlungen sehe ich die Angaben, die Ihre Bank mit der Überweisung übermittelt (Name, Betrag, Verwendungszweck). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8a. Rechnungen, Zahlungen und Aufbewahrung

Für Rechnungen speichere ich Ihre Firmen- und Rechnungsanschrift, Kundennummer, die Rechnungs-E-Mail-Adresse, Ansprechpartner, Leitweg-ID (falls angegeben), die berechneten Leistungen, Zahlungseingänge und gegebenenfalls Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Rechnungen erstelle ich als elektronische Rechnung (ZUGFeRD) und schicke sie per E-Mail an die angegebene Rechnungsadresse. Inhaber und Buchhaltung Ihrer Firma können sie zusätzlich im Kundenkonto abrufen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten nach Handels- und Steuerrecht). Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsbelege bewahre ich nach § 147 AO und § 257 HGB acht Jahre auf, Mahnschreiben und sonstige Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres. Während dieser Zeit sind die Belege gegen Änderung gesperrt und werden danach gelöscht. Für die Steuererklärung gebe ich die Belege an meine Steuerberatung bzw. das Finanzamt weiter.

9. Daten in meinen Anwendungen

Daten, die Sie oder Ihre Mitarbeitenden in meinen Web-Anwendungen speichern (z. B. Kunden- oder Projektdaten), verarbeite ich im Auftrag Ihres Unternehmens nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist dann Ihr Unternehmen. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

10. Fehlerberichte aus unseren Programmen

Über die Funktion „Problem melden" in unseren Programmen und Web-Anwendungen können Sie uns Fehler melden. Dabei übermitteln wir:

• Ihre Nachricht und die gewählte Kategorie
• die Programmversion und technische Systeminformationen (z. B. Betriebssystem, Speicher, Einstellungen)
• ein Protokoll des Programmablaufs
• die Zuordnung zu Ihrem Konto, Ihrer Firma und dem Gerät

Eine Datei (z. B. die Datei, bei der der Fehler auftrat) wird nur übertragen, wenn Sie im Programm ausdrücklich zustimmen.

Zweck ist die Fehlerbehebung im Rahmen des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an stabiler Software (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Angehängte Dateien löschen wir, sobald der Bericht erledigt ist, spätestens nach 90 Tagen. Die übrigen Angaben zum Bericht speichern wir bis zu zwei Jahre, um wiederkehrende Fehler erkennen zu können.

10a. Programme zum Herunterladen: Aktivierung, Lizenzprüfung und Updates

Meine Programme zum Herunterladen (z. B. Zadeo Cutserver) verbinden sich mit zadeo.de, um das Gerät zu aktivieren, die Lizenz zu prüfen und Updates zu suchen. Dabei verarbeite ich:

• den Gerätenamen (Rechnername) und das Betriebssystem
• eine Geräte-Kennung, die beim Aktivieren vergeben wird
• die Programmversion und den gewählten Update-Kanal
• die Zuordnung zu Ihrem Konto, Ihrer Firma und Lizenz
• den Zeitpunkt der letzten Prüfung
• Ihre IP-Adresse, wie unter 4. beschrieben

Bei der Aktivierung per Datei (Geräte ohne Internet) enthält die Anfragedatei zusätzlich eine Rechnerkennung. Sie wird aus einer Kennung von Windows gebildet und nur als nicht rückrechenbarer Prüfwert (Hash) übertragen. Dazu kommt ein öffentlicher Schlüssel, den das Programm erzeugt. Damit wird die Lizenz an dieses eine Gerät gebunden.

Die Programme senden keine Nutzungs- oder Analysedaten. Welche Dateien Sie bearbeiten oder schneiden, erfahre ich nicht. Ausnahme ist ein Fehlerbericht nach Abschnitt 10, den Sie selbst auslösen.

Zweck ist die Erfüllung des Lizenzvertrags und die Bereitstellung von Updates (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Hinzu kommt mein berechtigtes Interesse, die Nutzung im vereinbarten Umfang sicherzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Gerätedaten speichere ich, solange das Gerät aktiviert ist und das Konto besteht.

Anmeldedaten und Lizenz speichert das Programm auf Ihrem Gerät, geschützt mit der Windows-Datenverschlüsselung (DPAPI). Teilen sich mehrere Rechner in Ihrem Netzwerk einen Plotter, tauschen sie Aufträge und Arbeitsdaten direkt untereinander aus. Diese Daten laufen nicht über meine Server.

11. E-Mails zu Konto und Vertrag

Für Kontobestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Rechnungen, Hinweise zum Ende einer Testphase und wichtige Änderungen am Dienst schicke ich Ihnen E-Mails (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Werbe-Newsletter versende ich nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

12. Sicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Passwörter werden nur als sicherer Hash gespeichert. Administrative Zugänge sind mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt. Sicherungen der Daten werden regelmäßig und verschlüsselt erstellt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Beruht eine Verarbeitung auf meinem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Eine formlose Nachricht an info@zadeo.de genügt.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für mich zuständig ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

14. Änderungen

Ich passe diese Datenschutzerklärung an, wenn sich mein Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.